1．外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。
2．交易确认以后，制作外贸合同。
3．准备交货的时候，制作商业发票、装箱单、核销单、报关单，申请商检放行单等报关出口。
4．报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等。
5．交货付运后，得到三证三副提单。
6．制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款。
7．凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。
无论是否操作信用证，单据都比较重要。外贸单证通常是成套的，即根据客户的要求，相关的单证作为一套，用于交付、转卖和货款收付。单证制作的基本原则，是“单证一致，单单一致”，即单证制作符合信用证要求（在信用证操作时），同一套的单据间，在相同栏目的内容一致。比如，货物的数量，无论在发票、装箱单还是其他单据的数量栏中，填写都应一致，包括计量单位；在提单中显示了唛头（货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号），发票中就不能显示“N/M”（无唛头）。此外，每份单据都会标明出具日期，而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定，要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。一般地，作为收款用的全套单据，日期以提单上的ON BOARD DATE为基准，来确定各单据的日期：
发票（INVOICE）日期一般早于所有单证；
装箱单（PACKING LIST）一般与发票同日，必须在提单日之前；
提单日（ON BOARD DATE）不能超过L/C规定的装运期；
保单（INSURANCE POLICY）的签发日应早于或等于提单日期，不能早于发票；
产地证（C/O、FORMA）不早于发票日期，不迟于提单日；
商检证（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提单日期，但也不能过早于提单日；
受益人证明（BENEFICIARY CERTIFICATION等于或晚于提单日；
船公司证明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提单日；
汇票（DRAFT）日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于L/C的效期。
单据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法，交易确定以后，及时为交易归档，预先按照单据栏目整理出填制内容，如客户名址、货物品名描述等。具体制单的时候，直接调用即可，避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理，市面上也出现了各种外贸制单软件，可预先输入资料，按照单证类别自动生成。
除了制单人为错误外，因为外贸过程中环节甚多，不同部门的操作中难免会有疏漏误差，或因情况改变而导致的错误。比如，原定出货100箱，也按照这个数量制作了商检和报关，可实际装运的时候发现仓库记录错误，实际发货量只有98箱，或者是在装卸过程中损坏了2箱等。对于这样的情形，可以视情况灵活处理。信用证项下操作的，完全依靠信用证制单；非信用证的，根据单证交付的对象不同见机行事。因此可分为“将错就错”和“分套处理”两类方式。
所谓将错就错，就是虽然与实际不符，仍按照事先约定的条件制单，因此赞成的影响另外与客户协商解决。比如，在货物短少的情况下，仍按照全数缮制单证。这多见于信用证项单证错误的处理，我们在后面的信用证一章中将专题讲解。所谓分套处理，就是根据单证交付对象的不同，分别制作内容不同的单证。比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下，给海关的单证按照原报关资料，给客户的单证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致，则可略微调整单价，在总数量不变的情况下减少总金额，使之符合实际收取的货款。此外，因为报关等数据失误，导致实际收汇和报关金额不一致，会影响核销。一般的做法，在数额差别不大，比如2000美金以内，仍可以核销。亦可截长补智囊，把多收的钱弥补其他少收的钱，把帐目做平。
